W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce Cookies.

Zamknij
NASZA GMINA
AKTUALNOŚCI
WŁADZE I STRUKTURA
SPRAWY DO ZAŁATWIENIA
ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA
PRAWO LOKALNE
FINANSE GMINY
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
PROMOCJA GMINY
PRZEJRZYSTA POLSKA
PRACA W URZĘDZIE GMINY PRUSZCZ
INFORMACJA O PRACY NA TERENIE GMINY PRUSZCZ
KONTROLE
KONTROLA ZARZĄDCZA
ORGANIZACJE POZARZĄDOWE
SPORT KWALIFIKOWANY
GMINNY OŚRODEK KULTURY SPORTU I REKREACJI
REJESTR INSTYTUCJI KULTURY
WIELOLETNI PLAN INWESTYCYJNY NA LATA 2004-2014
ŚWIETLICA SOCJOTERAPEUTYCZNA W ZAWADZIE
GMINNA BIBLIOTEKA PUBLICZNA
GMINNA KIMISJA PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH
NAGRODY WÓJTA GMINY PRUSZCZ
WYBORY - ARCHIWUM
WYBORY SAMORZĄDOWE W 2014 R.
WYBORY DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO 2014
KARTA DUŻEJ RODZINY
Strona główna > KONTROLA ZARZĄDCZA > 2010 > Kontrola zarządcza Urząd Gminy Pruszcz

Kontrola zarządcza Urząd Gminy Pruszcz


Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Definicja ta określona została w art 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  (Dz. U z 2009 r. Nr 157 poz 1240).
 
Ustalając procedury w zakresie kontroli zarządczej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Pruszcz oparto się na Komunikacie Nr 23 Ministra finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych  (Dz. Urz. MF z dnia 30 grudnia 2009 r.). Standardy określono w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
A. środowisko wewnętrzne
B. cele i zarządzanie ryzykiem
C. mechanizmy kontroli
D. informacja i komunikacja
E. monitorowanie i ocena

A. Środowisko wewnętrzne
 
1. Przestrzeganie wartości etycznych.

Zasady etyczne dla pracowników Urzędu Gminy w Pruszczu, określają przepisy odrębne, w szczególności: ustawa o pracownikach samorządowych i kodeks postępowania administracyjnego.
Pracowników Urzędu Gminy w Pruszczu obowiązuje Kodeks Etyczny Pracowników Urzędu Gminy w Pruszczu, który zawiera zbiór zasad zachowania i sposobu postępowania urzędników. Każdy pracownik Urzędu Gminy zapoznał się z w/w kodeksem oraz podpisał oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Kodeksu. Zobowiązał się tym samym do jego przestrzegania (Kodeks do wglądu u Sekretarza Urzędu, podpisane oświadczenia w aktach osobowych pracowników).

2. Kompetencje zawodowe.

Pracownicy Urzędu Gminy w Pruszczu posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać zadania powierzone zakresem czynności i obowiązków. Zasady zatrudniania określają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych. Proces naboru na stanowiska pracy w Urzędzie Gminy prowadzi się w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie przeprowadzania konkursu na wolne stanowisko urzędnicze” (regulamin do wglądu u Sekretarza Urzędu Gminy w Pruszczu).
Pracownicy poddawani są kompleksowej ocenie wyników pracy pod kątem realizacji zadań, przydatności zawodowej na dane stanowisko oraz możliwości rozwojowych pracownika. Oceny dokonuje się co dwa lata w oparciu o „Regulamin przeprowadzania okresowych ocen pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy w Pruszczu” (regulamin do wglądu u Sekretarza Urzędu Gminy w Pruszczu).
Wszyscy pracownicy na bieżąco uzupełniają wiedzę poprzez samokształcenie, śledzą obowiązujące przepisy i inicjują zmiany niezbędne w pracy. W związku z powyższym nadążają za zmianami zachodzącymi w zakresie obsługi interesantów i obowiązkowego ustawodawstwa.
Rozwój kompetencji zawodowych w ramach dokształcenia zawodowego pozaszkolnego odbywał się w minionym roku poprzez uczestnictwo w szkoleniach (poświadczenia szkoleń do wglądu na poszczególnych stanowiskach pracy u osób uczestniczących w szkoleniach). W ramach dokształcania pracownicy Urzędu Gminy w Pruszczu samoształcili się z pomocą radcy prawnego poprzez wspólną, analizę poszczególnych aktów prawnych.  

3. Struktura organizacyjna.

W ramach struktury organizacyjnej został wprowadzony Zarządzeniem Wójta Gminy Pruszcz z dnia 2 stycznia 2009 r. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Pruszczu, który określa zakres działania i zadania urzędu, organizację urzędu, zasady i tryb funkcjonowania Urzędu, podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu, zadania i kompetencje poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy oraz zakres upoważnień udzielonych pracowników do załatwiania spraw.
W skład struktury organizacyjnej urzędu wchodzą referaty oraz samodzielne stanowiska pracy. W urzędzie funkcjonują następujące referaty:

1. Referat Organizacyjny
- Sekretarz Gminy sprawujący jednocześnie funkcję kierownika referatu
- Stanowisko ds. obywatelskich
-Stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych
- Stanowisko ds. obsługi osób pozostających bez pracy

2. Referat Finansów i Analiz
- Skarbnik Gminy pełniący jednocześnie funkcję kierownika referatu i Głównego Księgowego
- Stanowisko ds. księgowych
- Stanowisko ds. księgowych
- Stanowisko ds. księgowych
- Stanowisko ds. księgowych
- Stanowisko ds. poboru podatku i opłat lokalnych
- Stanowisko ds. wymiaru podatku i opłat lokalnych
- Stanowisko ds. podatkowo – księgowych
- Stanowisko ds. księgowych

3. Referat Infrastruktury i Gospodarki Komunalnej
- Kierownik referatu
- Stanowisko ds. obsługi inwestycji gminnych i funduszy pomocowych
- Stanowisko ds. funduszy unijnych i promocji gminy
- Stanowisko ds. ochrony środowiska
- Stanowisko ds. dróg, leśnictwa i spraw komunalnych
- Stanowisko ds. rolnictwa

4. Referat Świadczeń Rodzinnych
- Kierownik Referatu Świadczeń Rodzinnych
- Stanowisko ds. świadczeń rodzinnych

Samodzielne stanowiska stanowią:
1. Wójt Gminy
2. Zastępca Wójta
3. Sekretarz Gminy
4. Skarbnik Gminy
5. Inspektor- Koordynator gminnego programu profilaktyki rozwiązywania problemów alkoholowych
6. Pełnomocnik ds./ ochrony informacji niejawnych
7. Komendant Gminny Ochrony Przeciwpożarowej
8. Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy
9. Główny Specjalista Urbanista
10. Stanowisko ds. administracyjnych prowadzący obsługę Gminnego Centrum Informacji W ramach utworzenia Pionu Ochrony ds. Informacji Niejawnych – Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych (szczegółowe zasady funkcjonowania określone odrębnym zarządzeniem do wglądu u Sekretarza Urzędu)

4. Delegowanie uprawnień.

Poszczególni pracownicy posiadają imienne zakresy czynności regulujące ich obowiązki i uprawnienia. Powierzone uprawnienia i obowiązki dokonywane są wyłącznie w formie pisemnej i potwierdzone podpisem pracownika przyjmującego te uprawnienia i obowiązki. Ponadto Wójt Gminy Pruszcz pisemnie udzielił imiennych pełnomocnictw kierownikom poszczególnych referatów do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz podpisywania tych decyzji. Wszelkie zakresy czynności, uprawnienia oraz pełnomocnictwa do wglądu w teczkach osobowych znajdujących się u Sekretarza Urzędu. W Urzędzie Gminy Pruszcz obowiązuje również w tym zakresie Regulamin Pracy ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki, z którymi każdy pracownik ma obowiązek się zapoznać.

B. Cele i zarządzanie ryzykiem.

1. Misja

Misję Urzędu Gminy w Pruszczu określono w Strategii Rozwoju na lata 2008/2015 w sposób następujący: „Misją Gminy Pruszcz jest integrować mieszkańców wokół wspólnych problemów i rozwijać się w oparciu o zasady zrównoważonego rozwoju, gdzie zachowana jest stabilna równowaga pomiędzy zaspokajaniem potrzeb społeczności lokalnych, rozwojem gospodarki oraz ochroną środowiska”.

2. Określenie celów i zadań, ,monitorowanie i ocena ich realizacji.

Cele i zadania Urzędu Gminy w Pruszczu na każdy rok określane są w formie pisemnej. Określenie celów i zadań za rok 2010 występowało w :
- Strategii Rozwoju Gminy Pruszcz
- Wieloletnim Planie Inwestycyjnym
- Wieloletnim Planie Finansowym
- Budżecie Gminy na rok 2010
- Rocznym planie pracy rady gminy
Dokumenty wymienionej powyżej oraz zmiany w tych dokumentach podlegają zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów.

3. Mierniki

- Sprawozdania z realizacji celów i zadań Urzędu Gminy za rok 2010 znajdują odzwierciedlenie w następujących dokumentach, przyjmowanych przez Radę Gminy:
- Protokołach Rady Gminy
- Sprawozdaniu z realizacji z planu pracy rady gminy
- Sprawozdaniach poszczególnych komórek organizacyjnych
- Sprawozdaniu Wójta Gminy Pruszcz z realizacji budżetu.

4. Identyfikacja i analiza ryzyka oraz reakcja  na ryzyko.

Ocena realizacji powyższych celów i zadań następuje poprzez kontrolę wstępną, bieżącą oraz następną. Jako środki zapobiegawcze stosowane są kontrole zewnętrzne: RIO NIK, Urząd Wojewódzki, ZUS. Ryzyko niezrealizowania celów lub zrealizowania ich niezgodnie z obowiązującymi przepisami zostanie opisane w dokumentach z przeprowadzonych kontroli. Reakcją na ryzyko będą uwagi wnoszone przez kontrolujących w protokołach z kontroli. Szczegółowe cele i zarządzanie ryzykiem w tym identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko określone zostaną dodatkowo w Kartach Ryzyka i dokonane raz w roku.

C. Mechanizmy kontroli.

Mechanizmy kontroli to wszystkie działania mające na celu ograniczenie ryzyk. W ich skład wchodzą przepisy prawa i wszystkie wewnętrzne uregulowania zawarte w zarządzeniach wewnętrznych i uchwałach organu stanowiącego. W ramach tego systemu w Urzędzie Gminy działają: procedury wewnętrzne, regulaminy, instrukcje i wytyczne, protokoły z kontroli, ewidencja kontroli wewnętrznej- w prowadzonym rejestrze kontroli a kontroli zewnętrznej w książce kontroli znajdującej się u Sekretarza Gminy.

1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej.

Dokumentacja dotycząca zarządzeń Wójta Gminy znajduje się u Sekretarza Gminy oraz na stronie BIP Gminy. Zakresy obowiązków oraz indywidualne upoważnienia poszczególnych pracowników znajdują się w teczkach osobowych pracowników u Sekretarza Urzędu. Dokumentacja z kontroli zewnętrznej znajduje się u kierowników kontrolowanych Referatów oraz u Sekretarza Urzędu Gminy, który również prowadzi książkę kontroli. Dokumentacja kontroli zarządczej znajduje się u koordynatora kontroli zarządczej.
W ramach dokumentacji kontroli zarządczej wszyscy kierownicy poszczególnych referatów zostali zapoznani z zarządzeniem Wójta Gminy nr 6/10 w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Pruszczu i jednostkach organizacyjnych Gminy Pruszcz oraz zasad jej koordynacji.

2. Nadzór systemu kontroli zarządczej.

Nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektownej i skutecznej realizacji prowadzi Kierownictwo Urzędu oraz osoby wyznaczone do kontroli w zarządzeniu Wójta Gminy nr 6/10.

3. Ciągłość działalności.

Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych, wykorzystując między innymi wyniki analizy ryzyka. Mechanizm niniejszy służy również utrzymaniu ciągłości działalności poprzez wyznaczenie osób pełniących zastępstwo w trakcie nieobecności merytorycznego pracownika oraz osób odpowiedzialnych za zarządzanie. Podstawą realizacji są stosowne upoważnienia oraz zapisy w zakresach czynności pracowników.

4. Ochrona zasobów.

Jako dowód ochrony zasobów ludzkich w Urzędzie Gminy funkcjonuje Regulamin Pracy Urzędu Gminy w Pruszczu wprowadzony zarządzeniem wójta 96/08 do stosowania przez wszystkich pracowników. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informatycznych mają wyłącznie osoby upoważnione. Wprowadzone są niezbędne ograniczenia w formie haseł do komputerów oraz haseł do programów niezbędnych podczas pracy. Mechanizmy kontroli operacji finansowych ujęte zostały w Instrukcji dotyczącej obiegu dowodów księgowych. Czynności dokonywane podczas weryfikacji operacji gospodarczych ujęte zostały w Polityce Rachunkowości, Instrukcji obiegu dokumentów oraz innych wewnętrznych dokumentach usprawniających organizację i funkcjonowanie Urzędu.

5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.
W Urzędzie Gminy  istnieją następujące mechanizmy kontroli:
- rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych
- wszystkie operacje finansowe zatwierdzane są  w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy
- istnieje podział na obowiązki kluczowe
- pracownicy stosują się do Instrukcji dotyczącej obiegu dowodów księgowych obowiązującej w Urzędzie Gminy
-pracownicy stosują się do zasad ujętych w Polityce Rachunkowości oraz Instrukcji obiegu dokumentów

6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych systemów informatycznych, opisane zostały w „Polityce bezpieczeństwa” i „Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w Urzędzie Gminy w Pruszczu” i stosowalne są przez pracowników Referatu Świadczeń Rodzinnych.


D. Informacja i Komunikacja

1. Bieżąca informacja.

Osoby zarządzające oraz wszyscy pracownicy Urzędu Gminy w Pruszczu mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ informacji i ich właściwe zrozumienie wewnątrz jednostki zarówno pionowo jak i poziomo.

2. Komunikacja wewnętrzna.

Aby zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie Urzędu Gminy stosuje się: narady z udziałem pracowników, narady Wójta Gminy z udziałem kierowników referatów, poczta elektroniczna, wewnętrzna sieć telefoniczna. Na bieżąco przekazuje się wszystkie istotne informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania poszczególnych referatów Urzędu Gminy. Na bieżąco również pozyskiwane są rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. W ramach komunikacji  istnieje również wymiana międzyreferatowa literatury i specjalistycznej prasy.

3. Komunikacja zewnętrzna.

W ramach komunikacji zewnętrznej, której istotą jest przekazywanie informacji wszelkim podmiotom zewnętrznym a w tym i lokalnej społeczności w zakresie realizowanych zadań oraz osiągniętych celów stosuje się w Urzędzie Gminy Pruszcz: sprawozdanie Wójta Gminy przekazywane na sesjach Rady Gminy, współpraca z mediami, strona internetowa gminy, BIP, zebrania wiejskie, konsultacje społeczne, tablice i gabloty informacyjne we wszystkich sołectwach oraz w Urzędzie Gminy, kurendy przekazywane przez sołtysów poszczególnych wsi do lokalnej społeczności, sesje Rady Gminy, przyjmowanie interesantów przez Wójta Gminy, przekazywanie sprawozdań do GUS i RIO, publikacja ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych na własnej stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz Biuletynie Zamówień Publicznych.  

E. Monitorowanie i ocena.   

Kierownictwo Urzędu Gminy dąży do tego aby oceny systemu kontroli funkcjonującego w jednostce dokonywać w sposób ciągły i systematyczny a pojawiające się problemy rozwiązuje się  na bieżąco. Osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli zobowiązane są do bieżącej oceny systemu kontroli zarządczej. Wprowadzane zmiany do systemu kontroli zarządczej wdrażane będą odrębnymi zarządzeniami Wójta Gminy. Na zakończenie roku osoby odpowiedzialne do przeprowadzania kontroli w poszczególnych referatach sporządzają analizę przeprowadzonych kontroli zarządczych i ustalają stopień problemów związanych z realizacją zadań
W ramach poszczególnych referatów na bieżąco monitoruje się skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwia rozwiązywanie poszczególnych problemów na bieżąco.  
W ramach monitorowania i oceny pracownicy dokonują również na bieżąco samooceny  swoich działań poprzez odpowiedzi na pytania: ile było skarg i zażaleń na sposób realizacji przeze mnie obowiązków, ile wydałem decyzji administracyjnych od których złożono odwołania i nie zostały one utrzymane w mocy, ile wniosków i zaleceń pokontrolnych zostało sformułowanych przez kontrole instytucjonalne z powodu niewłaściwego wykonywania przeze mnie obowiązków służbowych, czy w ramach powierzonych obowiązków służbowych osiągnąłem stawiane przede mną cele, czy udało mi się zrealizować zadania w sposób bardziej efektywny od zakładanego.
Wnioski ze sposobu realizowania zadań służbowych są wyciągane na bieżąco.



Sporządził: Teresa Krauze
Zatwierdził: Wójt inż. Franciszek Koszowski
   




Wytworzył: Teresa Krauze (20 stycznia 2011)
Opublikował: Adam Pszczoliński (7 kwietnia 2011, 14:13:40)

Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 4118

wersja do zapisu wersja do druku