Gmina Pruszcz Biuletyn Informacji Publicznej

Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o dostępie do Informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. Nr 112, poz. 1198) zwracam się z prośbą o udostępnienie informacji w następującym zakresie:

1. Z jakich lat w Państwa Urzędzie zachowały się i są przechowywane koperty dowodowe osób ZMARŁYCH (proszę o precyzyjnie podany rok zgonu najstarszego właściciela koperty, która się zachowała proszę nie podawać z jakich lat w kopertach dowodowych znajdują się dokumenty. Dla miejscowości, które nie były siedzibą KPMO nie może być to rok wcześniejszy niż 1976)?
2. 2. Czy wcześniej przekazywano koperty dowodowe do Archiwum Państwowego jeśli tak proszę podać nazwę Archiwum Państwowego i miejsce (ew, oddział) oraz zakres przekazanych lat
3. 3. Czy zostały podjęte jakiekolwiek decyzje odnośnie planów przekazania kopert dowodowych do Archiwum Państwowego?, jeśli tak to kiedy zgodnie z tymi decyzjami jest planowane przekazanie zgodnie ze stanem faktycznym tych decyzji, jaki zakres lat i do jakiego Archiwum Państwowego (miejscowość lub oddział)?
4. 4. Do jakiego archiwum państwowego są przekazywane archiwa zakładowe z Państwa Urzędu (proszę podać nazwę archiwum i ewentualnie jego oddział zamiejscowy)
5. 5. W jaki sposób macie Państwo uporządkowane koperty dowodowe? czy macie sporządzony Inwentarz elektroniczny ułatwiający odszukanie danej osoby, czy jest on alfabetyczny, czy koperty dowodowe są uporządkowane jedynie seriami dowodów osobistych?
6. 6. [dotyczy jeśli koperty lub ich część są uporządkowane jedynie seriami dowodów osobistych] - co w przypadku, gdy wnioskujący nie zna numeru dowodu osobistego ani serii a znane są wszelkie inne dane dotyczące właściciela koperty? Czy urząd podejmuje się odszukania koperty?
7. 7. Czy osoba zainteresowana otrzymaniem dostępu do koperty dowodowej, może przed złożeniem wniosku o dostęp do koperty dowodowej skontaktować się z urzędem celem upewnienia się czy koperta dowodowa w istnieje w tym urzędzie i dowiedzieć się jaką ilość wniosków zawiera? czy urząd podejmie się wówczas sprawdzenia i poinformowania tej osoby bez formalnego wniosku?
8. 8. Jaki jest koszt otrzymania dostępu do koperty dowodowej? Czy jest on uzależniony od ilości wniosków o dowód osobisty? Czy płaci się za dostęp "od osoby" do której należy koperta dowodowa?
9. 9. [Dotyczy osób spokrewnionych z osobą zmarłą do której koperta należy) Czy urząd zna i przy wydawaniu decyzji o dostępie do kopert dowodowych respektuje wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 25 października 2021 r., sygn, akt III SA/Kr 706/21 mówiący tym, że art. 23 Kodeksu Cywilnego i kult spokrewnionej osoby zmarłej jest wystarczającym interesem prawnym w procedurze uzyskania dostępu? https://czasopismo.legeartis.org/2021/12/udostepnienie dokumentacji-dowodu osobistego- interes-prawny-kult-pamieci-zmarlego/
10. 10. Czy osoba wnioskująca o zawartość koperty dowodowej może otrzymać zamiast kolorowego ksera dokumentacji wysłanej tradycyjną pocztą na adres wnioskodawcyskany dokumentów z koperty za pośrednictwem EPUAP? Jeśli tak - z jakim kosztem się to wiąże dla wnioskodawcy?
11. 11. Czy w przypadku gdy osoba wnioskująca dokona przedpłaty za wniosek o dostęp do dokumentacji (dołączając dowód opłaty do wniosku), a koperta nie zostanie odnaleziona - czy urząd zwraca wówczas pieniądze za wniosek i jeśli tak to w jakim terminie?
12. 12. Do 1975 roku dowody osobiste wydawała Komenda/Komisariat Powiatowy/Miejski Milicji Obywatelskiej. Której jednostce MO podlegała Państwa miejscowość przed 1975 rokiem (proszę o podanie miejscowości jednostki)? Chodzi o ustalenie, w którym miejscu mogą być koperty dowodowe wytworzone przed 1 stycznia 1975 roku, które zostały/lub nie zostały przekazane przez KPMO w chwili reformy administracyjnej kraju w 1975 roku. Można to ustalić po zawartości koperty w jakimkolwiek wniosku sprzed 1976 roku
    --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
    Odpowiedź:
    1. Organ tut. Gminy Pruszcz (powiat świecki, woj. kujawsko-pomorskie) wydaje dokumenty tożsamości od około 1976 roku. Koperty dowodowe osób zmarłych, które są przechowywane w tut urzędzie od około 1980 г.
    2. W chwili obecnej Organ Gminy jest w trakcie archiwizacji kopert dowodowych.
    3. Nie wiem, czy wcześniej zostały przekazane koperty do Archiwum Państwowego i z jakiego okresu.
    4. W chwili obecnej jest dokonywana archiwizacja kopert dowodowych osób zmarłych. Przekazujemy je do Archiwum Państwowego w Bydgoszczy zgodnie z wytycznymi, przekazanie nastąpi w roku 2024
    5. Koperty dowodowe są uporządkowane według nazwiska.
    6. Osoba zainteresowana otrzymaniem dostępu do koperty dowodowej, może jak najbardziej kontaktować się z nami, celem ustalenia, czy dana koperta znajduje się w naszym posiadaniu oraz jaki jest zakres dokumentów w kopercie dowodowej.
    7. Aby uzyskać dostęp do koperty dowodowej, należy złożyć stosowny wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z Rejestru Dowodów Osobistych. W przypadku, gdy osoba chce uzyskać kserokopię dokumentów osoby zmarłej, należy uiścić opłatę skarbową od skserowanej strony w wysokości 5 zł
    8. Kserokopie dokumentów z koperty dowodowej osoby zmarłej wnioskodawca może otrzymać pocztą tradycyjną na adres wnioskodawcy podany we wniosku. Kserokopia może być kolorowa lub czarno-biała.
    9. Aby upewnić się, czy dana koperta dowodowa znajduje się w gminie, moze zadzwonić telefonicznie i dokonać ustaleń.
    10. Przed 1 stycznia 1975 rokiem, koperty dowodowe były wydawane przez KPMO Świecie.