Gmina Pruszcz Biuletyn Informacji Publicznej

Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. Nr 112, poz. 1198) zwracam się z prośbą o udostępnienie informacji w następującym zakresie:

1. Z jakich lat w Państwa Urzędzie zachowały się i są przechowywane koperty dowodowe osób ZMARŁYCH (proszę nie podawać z jakich lat w kopertach dowodowych znajdują się dokumenty. Dla miejscowości, które nie były siedzibą KPMO nie może być to rok wcześniejszy niż 1976)? chodzi również o zakres przechowywanych kopert dowodowych osób zmarłych w Państwa Archiwum Zakładowym (czyli stanowisko pracy + AZ)

2. Czy wcześniej przekazywano koperty dowodowe do Archiwum Państwowego jeśli tak- proszę podać nazwę Archiwum Państwowego i miejsce (ew. oddział) oraz zakres przekazanych lat

3. Czy zostały podjęte jakiekolwiek decyzje odnośnie planów przekazania kopert dowodowych do Archiwum Państwowego?, jeśli tak to kiedy zgodnie z tymi decyzjami jest planowane przekazanie zgodnie ze stanem faktycznym tych decyzji, jaki zakres lat i do jakiego Archiwum Państwowego (miejscowość lub oddział)?

4. Do jakiego archiwum państwowego są przekazywane archiwa zakładowe z Państwa Urzędu (proszę podać nazwę archiwum i ewentualnie jego oddział zamiejscowy)

5. W jaki sposób macie Państwo uporządkowane koperty dowodowe? czy macie sporządzony inwentarz elektroniczny ułatwiający odszukanie danej osoby, czy jest on alfabetyczny, czy koperty dowodowe są uporządkowane jedynie seriami dowodów osobistych?

6. [dotyczy jeśli koperty lub ich część są uporządkowane jedynie seriami dowodów osobistych] - co w przypadku, gdy wnioskujący nie zna numeru dowodu osobistego ani serii a znane są wszelkie inne dane dotyczące właściciela koperty? Czy urząd podejmuje się odszukania koperty?

7. Czy osoba zainteresowana otrzymaniem dostępu do koperty dowodowej, może przed złożeniem wniosku o dostęp do koperty dowodowej skontaktować się z urzędem celem upewnienia się czy koperta dowodowa w istnieje w tym urzędzie i dowiedzieć się jaką ilość wniosków zawiera? czy urząd podejmie się wówczas sprawdzenia i poinformowania tej osoby bez formalnego wniosku?

8. Jaki jest koszt otrzymania dostępu do koperty dowodowej? Czy jest on uzależniony od ilości wniosków o dowód osobisty? Czy płaci się za dostęp od osoby do której należy koperta dowodowa?

9. Czy koperty dowodowe osób zmarłych dla których minął okres 10 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego, które nie powinny być już przechowywane na stanowisku pracy są udostępniane w Państwa Urzędzie na zasadach uregulowanych ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (czyli bezpłatnie)?

10. [Dotyczy osób spokrewnionych z osobą zmarłą do której koperta należy] Czy urząd zna i przy wydawaniu decyzji o dostępie do kopert dowodowych respektuje wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 25 października 2021 r., sygn. akt III SA/Kr 706/21 mówiący tym, ze art. 23 Kodeksu Cywilnego i kult spokrewnionej osoby zmarłej jest wystarczającym interesem prawnym w procedurze uzyskania dostępu? https://czasopismo.legeartis.org/2021/12/udostepnienie-dokumentacji-dowodu osobistego- interes-prawny-kult-pamieci-zmarlego/

11. Czy osoba wnioskująca o zawartość koperty dowodowej może otrzymać zamiast kolorowego ksera dokumentacji wysłanej tradycyjną pocztą na adres wnioskodawcy skany dokumentów z koperty za pośrednictwem EPUAP? Jeśli tak z jakim kosztem się to wiąze dla wnioskodawcy?

12. Czy w przypadku gdy osoba wnioskująca dokona przedpłaty za wniosek o dostęp do dokumentacji (dołączając dowód opłaty do wniosku), a koperta nie zostanie odnaleziona - czy urząd zwraca wówczas pieniądze za wniosek i jeśli tak to w jakim terminie?

13. Do 1975 roku dowody osobiste wydawała Komenda/Komisariat Powiatowy/Miejski Milicji Obywatelskiej. Której jednostce MO podlegała Państwa miejscowość przed 1975 rokiem (proszę o podanie miejscowości jednostki)? Chodzi o ustalenie, w którym miejscu mogą być koperty dowodowe wytworzone przed 1 stycznia 1975 roku, które zostały/lub nie zostały przekazane przez KPMO w chwili reformy administracyjnej kraju w 1975 roku. Mozna to ustalić po zawartości koperty w jakimkolwiek wniosku sprzed 1976 roku
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Odpowiedź:
1. Organ tut. Gminy Pruszcz (powiat świecki, woj. kujawsko-pomorskie) wydaje dokumenty tożsamości od około 1976 roku. Koperty dowodowe osób zmarłych, które są przechowywane w tut urzędzie od około 1980 г.
2. W chwili obecnej Organ Gminy jest w trakcie archiwizacji kopert dowodowych.
3. Nie wiem, czy wcześniej zostały przekazane koperty do Archiwum Państwowego i z jakiego okresu.
4. W chwili obecnej jest dokonywana archiwizacja kopert dowodowych osób zmarłych. Przekazujemy je do Archiwum Państwowego w Bydgoszczy zgodnie z wytycznymi, przekazanie nastąpi w roku 2024
5. Koperty dowodowe są uporządkowane według nazwiska.
6. Osoba zainteresowana otrzymaniem dostępu do koperty dowodowej, może jak najbardziej kontaktować się z nami, celem ustalenia, czy dana koperta znajduje się w naszym posiadaniu oraz jaki jest zakres dokumentów w kopercie dowodowej.
7. Aby uzyskać dostęp do koperty dowodowej, należy złożyć stosowny wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z Rejestru Dowodów Osobistych. W przypadku, gdy osoba chce uzyskać kserokopię dokumentów osoby zmarłej, należy uiścić opłatę skarbową od skserowanej strony w wysokości 5 zł
8. Kserokopie dokumentów z koperty dowodowej osoby zmarłej wnioskodawca może otrzymać pocztą tradycyjną na adres wnioskodawcy podany we wniosku. Kserokopia może być kolorowa lub czarno-biała.
9. Aby upewnić się, czy dana koperta dowodowa znajduje się w gminie, moze zadzwonić telefonicznie i dokonać ustaleń.
10. Przed 1 stycznia 1975 rokiem, koperty dowodowe były wydawane przez KPMO Świecie.